Los avances
tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones
ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema
fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones,
para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento
estratégico. Este hecho implica
observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la administración de información y
que deben regir la selección de la herramienta concreta (medio de registración) para un ente
particular.
Es necesario
señalar aquí que las herramientas o soportes tecnológicos a los que nos referimos abarcan
lo que tradicionalmente se conoce como hardware (los fierros o elementos materiales) y el
software (los sistemas operativos, las aplicaciones concretas para el manejo de datos y la
producción de información y las vías de comunicación de la misma).
Si bien es cierto
que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de recolección,
procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información contable, el
problema sigue siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos tipos de
usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando las nuevas tecnologías,
mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en
los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia.
La calidad de la
información depende, en gran parte, de la confiabilidad de los datos de los que surge, de los
procesos que la generan y de los modelos que se utilizan para exteriorizarla. Todos estos
aspectos han sido considerados por la contabilidad, aunque es cierto que muchas veces, sobre todo
en lo que se refiere a los informes para terceros ajenos al ente, el acento se
ha puesto en los productos finales (estados financieros o contables) y se han
mantenido modelos tradicionales de
control que operaron en contra del desarrollo de sistemas eficientes.
Así, resulta
interesante el comentario de Fisher [1994:75] sobre el tema:
Tradicionalmente,
los contadores veían al mayor y después al centro de datos contables como el lugar para recoger
datos para distribuir a todas las partes de la organización. Para muchos, el modelo parecía un
reloj de arena, con los datos en la parte de arriba filtrándose a la de abajo a
través de un estrecho
pasaje. En el pasado, dicho estrecho pasaje tuvo una función crítica: los
contadores se aseguraban de
que los datos brutos fueran correctos y que se distribuyeran a un selecto grupo
encargado de tomar las decisiones. Sin
embargo, a medida que las necesidades de información se volvieron más complejas y la recolección y
distribución de datos en tiempo real se hizo posible, los gerentes necesitaron
tanta información tan
rápido que el estrecho pasaje se convirtió en un obstáculo para el proceso de
toma de decisiones.
A continuación un video que nos habla de la trasformación de la Contabilidad con las TIC.
El sector financiero ha experimentado en los últimos años
un fuerte impulso a sus negocios gracias a las tecnologías de información y
comunicación. Bancos, cajas y aseguradoras han visto en aquellas la mejor
fórmula para aumentar su relación con los clientes, captar otros nuevos y
mejorar la operativa diaria.
¿En que específicamente nos ayudan
las TIC?
El impacto de la tecnología en la
profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información
operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades
de información.
Al incorporar las tecnologías de la
información en la Contabilidad se producen dos consecuencias:
Mejoras en velocidad (hacer lo mismo
pero más rápido).
Pero las tecnologías de la información
pueden y deben producir también cambios en el diseño de sistemas de información
En cuanto al impacto de las
tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información
contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a
aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo
contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de
información.
Entre los primeros podemos citar la
mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:
Obtener los balances y cuentas de
resultados en tiempo real
Depositar las cuentas en los
registros mercantiles por Internet
Liquidar los impuestos por Internet
Enviar facturas por intercambio
electrónico de información. Clasificacio desde un punto de vista logico:
Esto es muy positivo por el ahorro en
tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodológicos.
Los
tipos de TIC Contables
Estos
nuevos servicios (y sus productos asociados cuyos logos habrán de ser
familiares en el contexto globalizado) tienen como objetivo preservar para la
profesión contable un campo de actuación dentro de las organizaciones ligado
fundamentalmente a la administración de los sistemas de información habida
cuenta del impacto que ha producido en este ámbito la tecnología de la
información.
Clasificación
desde un punto de vista lógico:
Representación Estática de la Información.
CD – ROM.
Papel electrónico.
HTML.
Mejoras (Enhancements) Multimedia.
Plug-ins.
Multimedia.
3D.
Push
Interacción con los Usuarios y
Administración del conocimiento.
Bases de datos.
Herramientas de búsqueda y metadatos.
JavaScripts, Java y Active/X.
Agentes Inteligentes.
Lenguaje Markup Expandible
(Extensible markup language (XML))
En este apartado Aspel-SAE es el
Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de
compra-venta de
la empresa en
forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona
herramientas de vanguardia tecnológica
que permiten una administración y comercialización eficientes.
La integración de sus módulos (clientes,
facturación, vendedores, cuentas por
cobrar, compras, proveedores, cuentas
por pagar y estadísticas) asegura
que la información se encuentre actualizada en todo momento.
Genera reportes, estadísticas y gráficas de
alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr
una completa integración de procesos. Con esta
versión de Aspel-SAE presenta opciones novedosas que permiten incorporar en
la administración de
las empresas tanto funciones que fortalecen los procesos de atención y
seguimiento comercial de los clientes (CRM) como
elementos tecnológicos de actualidad (factura electrónica).
Asimismo, se robustecen múltiples aspectos de control y operación cotidiana en
todos los módulos del sistema.Aspel-SAE te facilita el cumplimiento de la
Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA)
generando la bitácora con la información de los pagos a proveedores e impuestos relacionados,
también proporciona el archivo de
texto con la estructura requerida
por el SAT lista para realizar la carga batch.
Las organizaciones que integran
Aspel-SAE en su administración tienen inmediatamente un mejor control sobre su
negocio y una reducción muy significativa en el tiempo invertido, ya que al
automatizar los procesos se optimizan sus recursos humanos y
tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real
de la empresa en cualquier momento.
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